Éludia

Rencontres GestPlan à la MEF de Nanterre (1° édition)

Philippe Crest — 2010-07-23T09:12:16Z

Grâce à l'initiative de la Mission Locale de Nanterre et au soutient de la Maison de l'Emploi et de la formation de Nanterre, Les premières rencontres autour de GestPlan ont eu lieu.

Malgré le début des vacances scolaires, nous étions 11 à y participer et 3 qui ont eu un empêchement de dernières minutes.
Devant l'intérêt de ses échanges qui se sont déroulés, nous pensons renouveler cette initiative l'année prochaine.
Vous êtes invité à lire ci-dessous un compte rendu volontairement synthétique.

Les changements conduits avec GestPlan

Les Missions Locales présentes et les pôles de mobilisations parisiens ont expliqué concrètement les apports de GestPlan à leur organisation et comment ils avaient vécus sa mise en place. Ainsi, ils ont signalés :

Une systématisation des méthodes de travail
Une amélioration de la coordination de l'accueil avec les conseillers alors que cette fonction accueil est mutualisée sur plusieurs structures de l'équipement.
Une réappropriation du rôle de l'accueil des jeunes
Simplicité de prise en main de l'outil
Une formation courte à l'outil
Une mise en œuvre rapide
L'apport d'une vision globale de l'organisation du travail de l'équipe sur une semaine
La consolidation des pratiques internes de la ML avant l'ouverture de l'inscription vers les partenaires ou des partenaires vers la ML
Un temps d'adaptation plus important de la part des conseillers car ils ont dû abandonner d'autres pratiques (agenda papier, fichier excel, agenda Parcours 3…)
Une prise en main complète de l'outil par l'équipe inférieure à 2 mois
Une réelle gestion de l'activité de la structure et non la mise en place d'un simple agenda partagé
L'apporte d'une vision globale des activités pour les structures multi-sites.
Un suivi plus fin de la charge de travail de chaque site.
Une adaptation de l'outil aux besoins spécifiques de chaque structure (prestations et données à saisir entièrement paramétrable). Par exemple :
- suivi des actions à mener dans le cadre d'un suivi de jeune (tâche à réaliser et date butoir)
- suivi statistique du flux des jeunes (Antennes jeunes de Paris)
- base de données partagée de CV entre 8 villes par les acteurs PLIE, ML, RSA, CyberBase, Maison de l'Emploi,…
- publication d'information par les partenaires à l'intention des conseillers (Mission alternance, EDI,…)
- …
Une possibilité de paramétrer afin d'extraire les éléments nécessaire à une analyse de l'activité et cela sans entrer dans une approche tatillon de la gestion du temps,
L'appropriation par l'équipe de direction du paramétrage est indispensable pour dépasser une utilisation comme agenda partagé.
La gestion dans Parcours 3 des rendez-vous ne permet pas un partage avec l'équipe et la gestion des ateliers dans Parcours 3 nécessite de requêter sur BO ce qui implique un temps d'attente de 20 minutes pour la réplication des données saisies.

Le délai de réponse plus ou moins long s'explique par la chaine des causalités suivantes :

La complexité du planning (nombre de ligne et d'onglet)
La performance du poste informatique (ancienneté et activité de l'anti-virus)
La qualité du réseau locale (architecture, catégorie du câblage, prise défectueuse, ancienneté des switchs, présence de téléphonie IP, collision du trafic)
Le débit et qualité de la liaison Intenet (garantie ou pas, proxy, mutualisation de l'accès)
Le débit en entrée et sortie chez l'hébergeur d'Eludia
La puissance du serveur d'hébergement
Le choix du logiciel qui sert les pages web et de la configuration du système
Le choix du langage de développement et l'optimisation du code du programme
La gestion et le mode d'accès la base de données

L'expérience partenariale sur Paris

La ML Soleil et CIGAMOB, Laser et Synergie, nous ont expliqué comment ils avaient mise en place ce partenariat sur Paris et quels avantages ils en tiraient.
Un allègement considérable de la gestion des SAS a été obtenu avec la disparition du traitement manuel des fiches de liaisons.
Elle permet un suivi en temps réel de l'inscription et de la présence du jeune sur le SAS.
La relance immédiate en cas d'absence du jeune améliore le taux d'entrée en formation qui est passé de 50% à 75%.
Elle permet l'anticipation de la date du rendez-vous avec le conseiller post formation. Ainsi, le jeune en est informé dès la fin de sa formation et cela sans avoir à courir après du conseiller pour obtenir une date.
La réalisation des bilans d'activité est simplifiée grâce l'extraction des données.
Les inquiétudes du départ suscité par le partage d'un même espace d'inscription entre les différents pôles de mobilisation ont disparu.
Le repérage de l'inscription à plusieurs SAS du même jeune est immédiat et donc rapidement régulé auprès des conseillers.
Il n'y a pas d'augmentation de la charge de travail induit par l'outil pour les pôles de mobilisation, car la saisie est faite par les conseillers. Les pôles n'ont qu'à placer leur SAS sur le planning et à signaler la présence par un 'double clique'.
La ML Soleil a généralisé au niveau parisien ce mode de partenariat avec les EDI, le plateau linguistique, les Antennes Jeunes (maison de quartier), la mission Emploi en Alternance commun au 5 ML parisienne.
L'ASSOFAC s'inquiète de la multiplication des outils informatiques qui impose une double saisie aux organismes de formation.

Les évolutions de GestPlan

Il a été rappelé qu'Eludia assure depuis l'origine de GestPlan en 2006 une politique d'évolutions constante en s'appuyant sur l'arrivée de nouvelle structure utilisatrice et le club utilisateur.
Ces évolutions se situent à 3 niveaux différents :

L'optimisation et fiabilisation du code l'application
Amélioration des performances de l'hébergement (serveur matériel et logiciel)
Fonctionnel (nouvelle possibilité de paramétrage) Comme vous avez pu le constater, sur ce dernier point, nous avons jusque là, après les tests de rigueur, intégré, au fur et à mesure, les nouvelles fonctions à la version de production sans vous solliciter. Ainsi depuis le 9 février 2009 où le club utilisateur a fixé les priorités, GestPlan a intégré les modifications suivantes qui ont été rapidement rappelé aux administrateurs présents :
La fonction 'Secteur' qui permet d'avoir un grand nombre d'onglet réparti par secteur
La fonction 'Structure' qui permet d'accéder à plusieurs espaces sans avoir à s'identifier
Deux nouvelles délégations qui permettent une gestion plus fine des délégations pour placer les prestations
Le paramètre 'anonyme' qui permet de faire des inscriptions sans avoir à saisir le nom et le prénom
La fonction 'choix du partenaire' qui permet lors du placement d'une prestation de décider qui de vos partenaires accèdera à cette prestation

Mais, cette méthode ne peut pas être adoptée avec l'évolution qui offre une gestion plus souple des onglets.
En effet, elle nécessite de procéder à un accompagnement individualisé pour appliquer le nouveau paramétrage. Ce paramétrage doit se faire avant de basculer sur cette nouvelle version. Nous vous proposons donc de procéder à ce changement selon votre calendrier.
Au préalable, nous finalisons cette évolution majeure et nous vous invitons à vous connecter sur le serveur de test avec vos identifiants habituels pour suivre ce travail. Il vous suffit de télécharger et de décompresser le fichier suivant : http://tic.eludia.org/IMG/zip/Developpement-gestplan-4.zip

Nous sommes ouverts à toute proposition de collaboration sur les tests pour préparer au mieux ce changement.
Il est à noter que cette version comporte aussi un changement complet de l'apparence de GestPlan et d'autres fonctionnalités comme de supprimer en un seul clique les prestations d'une demi-journée ou d'une journée.

Antennes Jeunes de Paris

Philippe Crest — 2010-05-20T08:13:14Z

La ligue de l'enseigement Fédération de Paris
9, rue du Docteur Potain
75019 Paris
Tél. : 01 53 38 85 00
Coordination : Hervé LE BEUVANT et Sébastien REPECAUD

La liste de la vingtaine d'antenne sur le site de la ville de Paris dédié aux jeunes

Dans le cadre de la délégation de service publique de la Ville de Paris

GestPlan version complète depuis janvier 2010

Mission Locale de Nanterre

Philippe Crest — 2010-05-20T07:50:23Z

63, Avenue Georges Clemenceau
92735 Nanterre Cedex
Tél. : 01.47.29.07.77
Directrice : Pisani Marie-Michele
Administrateur fonctionnel de GestPlan : Christian Richard

Au sein de la Maison de l'Emploi et de la Formation de Nanterre :

GestPlan version complète depuis nov. 2009

Rapport moral 2008

Philippe Crest — 2009-03-03T12:34:00Z

Activités

L'année 2008 a confirmé notre orientation vers technologies de l'information et de la communication. Elle a représenté l'essentiel de notre activité, néanmoins les membres de l'association réaffirment leur volonté de conserver la dimension ludique de notre projet associatif.

Comme prévu fin 2007, notre objectif des 150 utilisateurs sur GestPlan ont été atteint. Ainsi nous avions 190 utilisateurs gérant leur planning d'activités en début 2009.

GestPlan

Pour 2008, voici les structures qui nous ont rejoint pour une utilisation complète de GestPlan :

Mission Locale Pari d'Avenir (75)
Mission Locale Nord Essonne (91)
Mission Locale de Vichy-Cusset et de sa région (03)
Synergie (75018)
Laser (75020)
CNA CEFAG (75020)
CIGA MOB (75018)
SJT - Paris (75011)

Pour un accès aux plannings de ses partenaires, il s'agit de :

Il est important de constater qu'avec l'investissement considérable de Pierre Garcia (ML Soleil), la dimension partenariale de GestPlan a pu être mise en oeuvre à grand échelle sur Paris.
Ainsi, l'ensemble des Missions Locales parisiennes et les 5 pôles de mobilisation se sont appuyés sur GestPlan pour l'inscription des jeunes dans le cadre du dispositif 'Avenir jeunes' du Conseil Régional d'Île-de-France.
Il faut préciser que pour les 3 Missions Locales parisiennes (ML Belliard, ML Paris Est et ML Centre) qui n'utilisent pas GestPlan pour la gestion interne de leur planning, elles n'ont pas à supporter le coût du service rendu.

Cette richesse que nous pouvons qualifier de massivement partenariale est une dimension que nous voulons porter auprès de nos utilisateurs actuels et futurs. Comme nous l'avons constaté avec l'expérience parisienne la problématique important n'est pas technique mais bien une affaire de collaboration et de négociation entre les acteurs. GestPlan est seulement l'objectivation des volontés de partenariat.

En terme de système d'information, GestPlan construit une l'articulation entre les différents logiciels métiers (Parcours 3, GesAcForm, ...) de chaque partenaire. En effet, ce besoin est souvent mal couvert par ces applications métiers et surtout elles ne sont jamais ouvertes sur les applications concurrentes ! C'est là qu'intervenir GestPlan avec sa couverture fonctionnelle, son approche partenariale et un positionnement commercial neutre puisque sans but lucratif.

L'année 2008 a été l'occasion d'engager sur la région Île-de-France une campagne d'information et de rencontre des directeurs de Missions locale. Les objectifs étaient de :

faire connaître GestPlan,
évaluer l'intérêt que pouvait porter les directeur à un tel outil,
déterminer la croissance potentielle du nombre d'utilisateurs,
obtenir de nouvelles installations de GestPlan pour pérenniser les ressources nécessaires à l'équilibre budgétaire du projet

Nous avons pu contacter 60 directeurs(trices) sur les 84 Missions Locale de l'Île-de-France et décrocher une vingtaine de rencontres pour une présentation complète de GestPlan. Il ressort de cet important travail qu' :

Il est difficile d'obtenir un rendez-vous, seulement 1/3.
Il existe un nombre important de solution en place qui vont de la simple gestion bureautique à l'application dédiée à la comptabilité analytique.
Aucune solution présente n'apporte une réponse à l'ouverture vers les partenaires.
Les directeurs(trices) qui ont accepté de nous rencontrons ont été fortement intéressé(e)s par l'approche fonctionnelle de GestPlan, mais cela n'a abouti aucune installation.

Nous pouvons conclure de cette étude qu' :

Il n'hésite pas de potentiel de croissance rapide du nombre d'utilisateurs de GestPlan par le biais d'un démarchage direct et systématique.
L'incertitude financière des Missions Locales est la principale cause de report pour une mise en place de GestPlan.
Le positionnement commerciale de certains prestataires ciblé sur la gestion comptable du temps a été renforcée par la mise en place de la CPO.
L'Etat a une politique en matière d'application métier centrée sur Parcours 3 et qu'a plus ou moins long terme, l'Etat tentera d'y intégrer les fonctionnalités de GestPlan.
Le Conseil Régionale est conscient du besoin d'une gestion partagée des plannings et des inscriptions, mais elle n'a pas d'autre moyen d'intervention que la passation d'un marché public pour y répondre.

Pour finir, l'année 2008 a permis la création d'un groupe utilisateur qui a pour finalité de valider et de tester les évolutions proposées. Notre hébergeur Idianet a mis à notre disposition gracieusement un serveur de test.

L'objectif fixé est de livrer une version 2 de GestPlan courant 2009 avec :

une nouvelle interface graphique,
une architecture serveur plus robuste,
une optimisation du code de l'application,
une baisse du trafic réseau,
l'ajout de fonctionnalités validées par le groupe utilisateurs.

Cette version marquera l'entrée de GestPlan dans l'âge adulte...

Éludis (Intranet)
Aucun projet d'installation supplémentaire n'a été conduit, seul une installation afin de tests a été réalisée à la Mission Locale Nord Essonne et la Mission Locale de Nanterre.
Nous avons accompagné la Mission Locale Soleil pour adapter l'exploitation et l'architecture de l'information de l'Intranet afin de renforcer son usage au sein de l'équipe.
Par ailleurs, il a été décidé de :

proposer une nouvelle convention avec 2 structures qui utilisent l'Intranet afin de passer à tarif forfaitaire par année civile.
ne pas procéder au recouvrement des sommes dû pour l'année 2008-2009.

Financiers

Nous finissons l'exercice 2008 avec un excédant une peu plus important que l'année dernière (7 488 euros). Cela nous a permis de payer à l'avance nos coûts d'hébergement et de maintenance de l'application GestPLan. Nous commençons l'année 2009 en ayant acquitté nos principales charges de fonctionnement. De plus, nous aurons la capacité d'investir dans le développement de la version 2.

Nous avons payé 1 321 euros d'impôt sur les sociétés et reversé 827 euros de TVA.

Nous avons acquis :

un vidéo-projecteur (900 euros) que nous utilisons lors des formations et des présentations,
un écran 20 pouces (328 euros) afin utiliser l'ordinateur portable comme un ordinateur de bureau,
des licences Microsoft Office (289 euros) afin d'être en conformité avec la législation,
une licence annuel pour NetViewer (1420 euros) afin d'assurer la prise de main à distance dans le cadre de l'assistance aux utilisateurs. Il est à noter que cette dépense a été, par erreur, mis en amortissement. Cette achat ne sera pas renouvelé en 2009 au regard de sa faible utilisation et de son coût élevé.

Pour la première fois, nous avons versé une journée de salaire avec le dispositif "Chèques Emploi Associatif" pour rémunérer le formateur qui a assuré une partie de la formation administrateur GestPlan de la Mission Locale de Vichy.
Cette solution pourra être de nouveau employée, si aucun bénévole ne peut se libérer pour assurer une formation.

Perspective 2009

L'objectif principal de 2009 sera de conduire la mise en production de la version 2 de GestPlan dont l'élaboration a déjà commencée. Le portage en PHP a été abandonné, car les bénéfices attendus n'étaient pas suffisamment important. Le budget d'investissement initial de 10 000 euros est maintenu et nous disposons des capitaux propres pour le financer.

Il est à noter qu'aucune démarche particulière sera entrepris pour développer le nombre d'utilisateurs. Nous considérons maintenant que les vecteurs de croissance sont la qualité de nos services et l'ouverture partenariale. C'est-à-dire que nous pensons que les structures utilisant GesPlan conseillerons à leurs partenaires où à leurs pairs d'opter pour son usage.
Nous nous engageons résolument dans un développement initié par nos utilisateurs.

40. Evolutions pour GestPlan version 2

Philippe Crest — 2009-02-15T14:36:45Z

Depuis sa mise en production en juin 2006 GestPlan a évolué au rythme des demandes exprimées par les nouvelles structures qui s'équipaient de cet outil collaboratif.

Pour consolider ces bases, pour optimiser son fonctionnement et pour intégrer les nombreuses demandes qui proviennent d'un usage quotidien, Eludia a engagé depuis le 4 février 2009 un cycle d'évolutions qui permettra de passer à la version 2 de GestPlan.

Le choix a été fait de procéder à la mise en place de ces évolutions au fin de l'eau afin d'éviter les dangers de l'effet bing-bang d'une version complètement revisitée.

Ce travail est possible grâce à l'investissement de ses utilisateurs (administrateurs fonctionnels) qui se sont constitués en groupe utilisateur afin de piloter l'orientation des évolutions

Notre hébergeur Idianet coopère à ce projet par la mise à disposition d'un serveur dédié où est installé la version de développement de GestPlan.

Enfin, notre partenaire Eludia.ru s'est engagé à mobiliser les ressources nécessaires tout au long de 2009, malgré la charge importante de travail que lui impose ses autres projets.

Nous avons formalisé le processus de cette collaboration afin clarifier le rôle de chacun et de permettre une bonne coordination. Le processus en question est décrit dans le document : 'Processus d'évolution'.

La réunion de lancement du mercredi 4 février a permis de valider et de définir un premier volet d'évolutions. Le document : 'Evolutions v3.3' présente ces choix. Les différentes versions de ce document seront publiées au fur et à mesure de nos travaux.

Enfin, il vous est possible d'accéder au serveur de développement pour suivre en direct les avancées. Pour cela, il vous suffit de décompresser le fichier : 'Developpement-gestplan.zip' et d'accéder avec le

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le mot de passe : 123

N'hésitez pas à nous faire part de vos remarques et suggestions d'évolutions.

Mission Locale de Vichy-Cusset et de sa région

Philippe Crest — 2009-01-07T13:20:17Z

9 place de l'Hôtel de Ville
03200 VICHY
Tél. : 04 70 30 15 30
Directrice : Frédérique SABY
Responsable informatique : Rachid Hmimsa

Version complète depuis le 5 janvier 2008

Mission Locale Nord Essonne

Philippe Crest — 2008-08-01T07:37:23Z

9, rue du Docteur Vinot
91260 Juvisy Sur Orge
Tél. : 01.69.38.29.10
Directrice : Blanche Guervin-Chevrier
Directeur adjoint : Philippe Brousse

GestPlan version complète depuis le 8 septembre 2008

Rapport moral 2007

Philippe Crest — 2008-04-16T15:39:28Z

Activités

L'année 2007 marque la consolidation de notre activité de services dans le domaine des technologies de l'information et de la communication. Nous avons pu contractualiser avec 4 nouvelles structures :

Le Centre d'Insertion Sociale de Nemours (77)
La Mission Locale Intercommunale de Sevran-Tremlay-en-France (93)
La Missiion Locale de Grigny (91)
La Mission Locale de la Lyr (Pantin, Prè Saint Gervais, Lilas - 93)

La Mission Locale Soleil (75) qui est à l'origine de ces services a renouvelé son abonnement à GestPlan.
Cela représente plus de 100 comptes utilisateurs sur GestPlan et 22 sur Éludis. Nous avons pratiquement atteint notre objectif d'environ 150 utilisateurs. Cet objectif sera dépassé début 2008, puisqu'une nouvelle structure s'est engagée à installer GestPlan lors du 1° trimestre.

GestPlan
A chaque nouvelle installation, nous avons été attentif à l'intégration des nouvelles fonctionnalités demandés par les utilisateurs dans la mesure où elles étaient compatibles avec les finalités de GestPlan.
Pour permettre à l'ensemble des utilisateurs de GestPlan de profiter de ces nouvelles fonctionalités, le forum assistance comporte la rubrique Actualités qui annonce leur mise en service.
Le module RH dont le cahier des charges a été finalisé n'a pas donné lieu à un developpement. En effet, le coût total de 15 000 euros (100 jours de développement) dépassait les capacités d'investissement de la structure qui souhaitait le réaliser. Néanmoins intérêt de ce module demeure, il ne reste qu'a trouver d'autres partenaires pour le financer.

Éludis
L'Intranet a été intallé à la Mission Locale Sevran Tremblay-en-France. Pour cela, Bertrand Testard a conçu et assuré la formation et l'accompagnement de l'équipe de direction pour qu'elle puisse mener à bien ce projet.
Le bon déroulement de cette action et les premiers mois de fonctionnement de l'Intranet confirment que notre méthodologie et notre support technique (Éludis) sont adaptés aux problématiques des Missions Locales.

Il est à signaler que depuis septembre 2007, nous avons entrepris de présenter nos travaux à l'ensemble des Missions Locales d'Ile-de-France. Cette campagne d'information devrait être bouclée au deuxième trimestre 2008. Elle a pour but d'associer de nouvelles structures à notre démarche et de faire partager nos services au plus grand nombre.

Financiers

Nous finissons notre exercice 2007 avec un léger exédant (5 200 euros). Cela nous a permis de payer à l'avance nos coûts d'hébergement et de maintenance de l'application GestPLan. Ainsi, nous commençons l'année 2008 en ayant acquitté nos principales charges de fonctionnement.

Nous avons payé 924 euros d'impôt sur les sociétés et reversé 1104 euros de TVA.

Nous avons investi dans un ordinateur portable (1820 euros) qui sera accompagné sur 2008 par l'achat d'un vidéo-projecteur afin de nous assurer les moyens de présenter notre travail et de former nos utilisateurs dans les meilleurs conditions. De plus, nous avons acheté une imprimante laser couleur (250 euros) pour imprimer nos plaquettes et manuels d'utilisation.

Grâce à l'investissement bénévole de ses membres l'associations n'a versé aucun salaire pour la réalisation de nos formations. Pour 2008, dans la mesure où la participation financière des abonnements couvrira nos charges, nous envisageons de rétribuer nos formateurs pour leur service.

Perspectives 2008

L'objectif principal de l'année 2008 sera de consolider notre action en démontrant que notre implication auprès des acteurs de l'insertion sociale et professionnelle est une démarche mutualiste. C'est-à-dire que l'utilisation de nos services profitent à l'ensemble du secteur car notre raison d'être n'est pas de dégager des bénéfices mais d'investir dans le développement d'outils Web adaptés aux besoins spécifiques des acteurs de l'insertion sociale et professionnelle.

Par exemple, début 2008, nous pourrons grâce à Pierre Garcia (directeur adjoint de la Mission Locale Soleil) mettre en place, sur Paris, avec ses 5 Missions Locales et ses 5 Pôles de Mobilisation une solution intégrée d'inscription sur les SAS dans le cadre d'Avenir Jeune.

Par ailleurs, nous projettons de profiter du portage de GestPlan en PHP pour associer le Conseil Régional d'Île-de-France à la définition de nouvelles fonctionalités. Nous prévoyons pour cela un budget de 10 000 euros.

ADPI

Philippe Crest — 2008-03-28T23:00:00Z

Association pour le développement de la pédagogie de l'individualisation
88/92 rue Philippe de Girard
75018 PARIS
Tél : 01 40 36 21 21

GestPlan module inscription chez les partenaires

AEFTI Paris

Philippe Crest — 2008-03-28T23:00:00Z

Association pour l'Enseignement et la Formation des Travailleurs Immigrés et de leurs familles
231, rue de Belleville
75019 PARIS
Tél. 01 48 03 83 00
Site Web

GestPlan module inscription chez les partenaires